Uzyskiwanie dokumentów i ich duplikatów z Ukrainy

Kiedy konieczne jest uzyskanie dokumentów z Ukrainy lub ich duplikatów?

Ponowne wydanie dokumentu lub uzyskanie jego duplikatu może być konieczne w przypadku utraty, uszkodzenia bądź zniszczenia oryginału, a także wtedy, gdy dokument wydany wiele lat temu nie spełnia już wymogów związanych z jego planowanym wykorzystaniem.

Jakie dokumenty można uzyskać z Ukrainy?

Dokumenty stanu cywilnego — duplikaty dokumentów i odpisy urzędowe dotyczące urodzenia, zawarcia małżeństwa, rozwodu, zgonu, zmiany imienia lub nazwiska oraz innych zdarzeń zarejestrowanych w urzędach stanu cywilnego.

Dokumenty z tymczasowo okupowanych terytoriów Ukrainy — pomoc w uzyskiwaniu duplikatów, odpisów i innych dokumentów na podstawie danych znajdujących się w ukraińskich rejestrach państwowych. W razie potrzeby pomagamy również w ustaleniu i potwierdzeniu odpowiednich okoliczności w przewidzianym prawem trybie.

Zaświadczenia i dokumenty archiwalne — dokumenty urzędowe oraz informacje przechowywane w archiwach państwowych.

Zaświadczenia o niekaralności — uzyskiwanie ukraińskich zaświadczeń o niekaralności dla obywateli Ukrainy i cudzoziemców.

Dokumenty sądowe — odpisy wyroków, postanowień, zarządzeń i innych orzeczeń oraz dokumentów sądowych, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów dotyczących dostępu do akt.

Ukraiński numer identyfikacyjny podatnika — uzyskiwanie ukraińskiego numeru identyfikacyjnego podatnika.

Dokumenty potwierdzające stan cywilny — przygotowanie dokumentów potwierdzających stan cywilny na potrzeby zawarcia małżeństwa za granicą.

Odpisy z ukraińskiego Jednolitego Rejestru Państwowego osób prawnych i przedsiębiorców — informacje dotyczące rejestracji państwowej osób prawnych oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.

Dokumenty potwierdzające wykształcenie — uzyskiwanie duplikatów dyplomów, świadectw, wykazów ocen, suplementów do dyplomów oraz innych dokumentów wydawanych przez szkoły i uczelnie, zgodnie z obowiązującymi procedurami.

Dokumenty do wykorzystania w Ukrainie i za granicą

Dokumenty urzędowe z Ukrainy są często wymagane w sprawach spadkowych, postępowaniach dotyczących obywatelstwa lub zezwoleń na pobyt, przy zawieraniu małżeństwa i w postępowaniach rozwodowych, w celu potwierdzenia pokrewieństwa, a także w postępowaniach sądowych oraz przy składaniu dokumentacji w urzędach i placówkach konsularnych.

Pomagamy również w uzyskiwaniu dokumentów niezbędnych w procedurach imigracyjnych oraz weryfikacji informacji dotyczących urodzenia, zawarcia małżeństwa, zmiany nazwiska i innych zdarzeń mających znaczenie prawne.

Odtwarzanie starych, utraconych lub uszkodzonych dokumentów

Pomagamy uzyskać duplikaty dokumentów w miejsce utraconych lub uszkodzonych oryginałów, a także odnaleźć wpisy i akta dotyczące dokumentów wydanych w poprzednich latach, również w okresie Związku Radzieckiego.

Jeżeli potrzebny dokument nie figuruje w aktualnym rejestrze państwowym albo dotyczące go akta pochodzą z wcześniejszego okresu, sprawdzamy możliwość odnalezienia odpowiednich informacji we właściwym archiwum lub innym organie państwowym.

Jakie informacje są potrzebne do uzyskania dokumentu?

Zakres wymaganych informacji i dokumentów potwierdzających zależy od rodzaju poszukiwanego dokumentu oraz osoby, której on dotyczy.

Zazwyczaj należy podać dane osoby, na którą wystawiono dokument, wszelkie dostępne informacje o dacie i miejscu jego wydania lub rejestracji danego zdarzenia, a także, jeśli są dostępne, kopię utraconego dokumentu, odpis urzędowy, zaświadczenie archiwalne bądź inne materiały potwierdzające odpowiednie okoliczności.

Jeżeli dokument ma zostać uzyskany przez upoważnionego przedstawiciela, konieczne może być udzielenie pełnomocnictwa.

W przypadku dokumentów dotyczących członka rodziny sprawdzamy również, czy wymagane jest potwierdzenie pokrewieństwa lub wykazanie innej podstawy prawnej uprawniającej do dostępu do określonych informacji.

Jak uzyskać dokumenty z Ukrainy?

Procedura zależy od rodzaju dokumentu, organu odpowiedzialnego za jego wydanie lub przechowywanie odpowiednich akt oraz od tego, kto składa wniosek.

Przed rozpoczęciem działań analizujemy dostępne informacje i ustalamy właściwy sposób postępowania w konkretnej sprawie.

Analiza informacji i ustalenie właściwej procedury

Na podstawie przekazanych danych oceniamy możliwość uzyskania dokumentu, ustalamy właściwy urząd, archiwum lub rejestr oraz określamy obowiązującą procedurę.

Jeżeli niezbędne jest działanie przez pełnomocnika, ustalamy odpowiednią formę i treść pełnomocnictwa, uwzględniając rodzaj potrzebnego dokumentu oraz wymagania właściwej instytucji.

Uzyskiwanie duplikatów, dokumentów urzędowych i materiałów archiwalnych

W zależności od charakteru sprawy kontaktujemy się z urzędami stanu cywilnego (ZAGS/RAHS), archiwami państwowymi, sądami, właściwymi jednostkami Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, organami podatkowymi, instytucjami prowadzącymi rejestry państwowe oraz innymi ukraińskimi urzędami.

Po zakończeniu procedury można otrzymać duplikat dokumentu, urzędowy odpis z rejestru, zaświadczenie wydane przez właściwy organ, odpis orzeczenia sądowego, dokument archiwalny lub inny dokument urzędowy.

Po otrzymaniu dokumentu sprawdzamy jego kompletność oraz zgodność z zakresem złożonego wniosku.

Apostille, legalizacja, tłumaczenia i wysyłka międzynarodowa

Jeżeli dokument ma być wykorzystany za granicą, po jego uzyskaniu możemy zorganizować wymagane dodatkowe formalności, w tym uzyskanie klauzuli apostille lub legalizację konsularną, tłumaczenie na wymagany język, a w odpowiednich przypadkach również tłumaczenie przysięgłe.

Gotowe dokumenty możemy dostarczyć klientom na terenie Ukrainy lub wysłać za granicę międzynarodową przesyłką kurierską.