Beschaffung und Wiederbeschaffung von Dokumenten aus der Ukraine

Wann müssen Dokumente aus der Ukraine beschafft oder neu ausgestellt werden?

Ersatzurkunden oder Duplikate werden häufig benötigt, wenn Originaldokumente verloren gegangen, beschädigt oder zerstört worden sind. Auch ältere Urkunden können für den vorgesehenen Verwendungszweck nicht mehr geeignet sein.

Welche Dokumente können aus der Ukraine beschafft werden?

Personenstandsurkunden – Zweitschriften und amtliche Registerauszüge zu Geburten, Eheschließungen, Scheidungen, Sterbefällen, Namensänderungen und weiteren beurkundeten Personenstandsfällen.

Dokumente aus vorübergehend besetzten Gebieten der Ukraine – Unterstützung bei der Beschaffung von Zweitschriften, Registerauszügen und weiteren Unterlagen auf Grundlage der in ukrainischen staatlichen Registern gespeicherten Daten. Soweit erforderlich, unterstützen wir auch bei der Feststellung rechtlich erheblicher Tatsachen im Rahmen der gesetzlich vorgesehenen Verfahren.

Archivbescheinigungen und Archivunterlagen – amtliche Dokumente und Informationen aus staatlichen Archiven.

Ukrainische Führungszeugnisse – Beschaffung ukrainischer Strafregisterbescheinigungen für ukrainische Staatsangehörige und ausländische Staatsbürger.

Gerichtsdokumente – Abschriften und Kopien von Gerichtsurteilen, Beschlüssen, gerichtlichen Anordnungen, Entscheidungen und weiteren Gerichtsunterlagen unter Beachtung der geltenden Zugangsvoraussetzungen.

Ukrainische Steueridentifikationsnummer (TIN) – Beantragung und Beschaffung einer ukrainischen Steueridentifikationsnummer.

Familienstandsbescheinigungen – Beschaffung und Vorbereitung von Nachweisen über den Familienstand für eine Eheschließung im Ausland.

Auszüge aus dem Einheitlichen Staatlichen Register der Ukraine – Informationen über die staatliche Registrierung juristischer Personen und Einzelunternehmer.

Bildungsnachweise und Ausbildungsdokumente – Beschaffung von Zweitschriften von Diplomen, Schul- und Ausbildungszeugnissen, Leistungsübersichten, Diploma Supplements und weiteren Unterlagen von Bildungseinrichtungen nach den jeweils geltenden Vorschriften.

Dokumente zur Verwendung in der Ukraine und im Ausland

Amtliche Dokumente aus der Ukraine werden häufig für Erbschafts- und Nachlassangelegenheiten, Einbürgerungs- und Aufenthaltsverfahren, Eheschließungen und Scheidungsverfahren, den Nachweis familiärer Beziehungen, Gerichtsverfahren sowie zur Vorlage bei Behörden oder konsularischen Vertretungen benötigt.

Darüber hinaus unterstützen wir bei der Beschaffung von Unterlagen für Einwanderungsverfahren und bei der Überprüfung von Angaben zu Geburten, Eheschließungen, Namensänderungen und anderen rechtlich bedeutsamen Ereignissen.

Ersatzurkunden für verlorene oder beschädigte Originaldokumente

Wir unterstützen bei der Ausstellung von Zweitschriften als Ersatz für verlorene oder beschädigte Originalurkunden und bei der Suche nach früher ausgestellten Dokumenten. Dazu gehören auch Unterlagen aus der Sowjetzeit.

Ist das benötigte Dokument in einem aktuellen staatlichen Register nicht verfügbar oder stammen die betreffenden Einträge aus einer früheren Zeit, prüfen wir, ob sich die Informationen über das zuständige Archiv oder eine andere staatliche Stelle beschaffen lassen.

Welche Angaben werden für die Dokumentenbeschaffung benötigt?

Welche Informationen und Nachweise erforderlich sind, hängt von der Art des angeforderten Dokuments und der Person ab, auf die es sich bezieht.

In der Regel benötigen wir Angaben zur betreffenden Person, möglichst genaue Informationen darüber, wann und wo das Dokument ausgestellt beziehungsweise der zugrunde liegende Vorgang registriert wurde, sowie gegebenenfalls eine Kopie der verlorenen Urkunde, einen amtlichen Registerauszug, eine Archivbescheinigung oder andere vorhandene Nachweise.

Soll das Dokument durch einen bevollmächtigten Vertreter beschafft werden, kann eine Vollmacht erforderlich sein.

Bei Unterlagen, die Familienangehörige betreffen, prüfen wir außerdem, ob das Verwandtschaftsverhältnis nachgewiesen werden muss oder eine andere rechtliche Grundlage für den Zugang zu den betreffenden Informationen erforderlich ist.

So funktioniert die Dokumentenbeschaffung aus der Ukraine

Das Verfahren richtet sich nach der Art des Dokuments, der für dessen Ausstellung oder Aufbewahrung zuständigen Stelle und der Person, die den Antrag stellt.

Bevor wir tätig werden, prüfen wir die verfügbaren Informationen und legen fest, welches Vorgehen im konkreten Fall geeignet ist.

Prüfung der Angaben und Festlegung des Verfahrens

Anhand Ihrer Informationen prüfen wir, ob das gewünschte Dokument beschafft werden kann, ermitteln die zuständige Behörde, das betreffende Archiv oder Register und bestimmen das anzuwendende Verfahren.

Ist eine rechtliche Vertretung erforderlich, klären wir, in welcher Form die Vollmacht ausgestellt werden muss und welchen Inhalt sie haben sollte. Dabei berücksichtigen wir sowohl die Art des angeforderten Dokuments als auch die Anforderungen der zuständigen Einrichtung.

Beschaffung von Zweitschriften, amtlichen Nachweisen und Archivdokumenten

Je nach Anliegen wenden wir uns an Standesämter (ZAGS/RAHS), staatliche Archive, Gerichte, Behörden des ukrainischen Innenministeriums, Steuerbehörden, staatliche Register und weitere ukrainische Einrichtungen.

Als Ergebnis kann eine Zweitschrift einer Urkunde, ein amtlicher Registerauszug, eine behördliche Bestätigung, eine Abschrift eines Gerichtsurteils, eine Archivbescheinigung oder ein anderer amtlicher Nachweis ausgestellt werden.

Nach Erhalt kontrollieren wir, ob das Dokument vollständig ist und dem ursprünglichen Auftrag entspricht.

Apostille, Legalisation, Übersetzung und internationaler Versand

Soll das Dokument im Ausland verwendet werden, können wir nach dessen Beschaffung auch die erforderlichen weiteren Formalitäten übernehmen. Dazu gehören die Erteilung einer Apostille oder die konsularische Legalisation, die Übersetzung in die benötigte Sprache sowie gegebenenfalls eine beglaubigte Übersetzung durch einen entsprechend ermächtigten oder vereidigten Übersetzer.

Die fertiggestellten Unterlagen können innerhalb der Ukraine zugestellt oder per internationalem Expresskurier ins Ausland versandt werden.