Апостиль и консульская легализация документов:

Легализация документов  необходима для придания им юридической силы на территории другого  государства. Для того чтобы документ имел юридическую силу за рубежом его необходимо легализовать. Сущность легализации состоит в подтверждении полномочий, подлинности подписи, печати или штампа должностного лица, выдающего документ на территории иного государства вступившего в конвенцию. Данную услугу вы можете заказт в Адвокатской компании Рубикон

Документы, выданные и имеющие юридическую силу на территории одного государства, могут быть использованы на территории другого государства только при условии их легализации  в установленном порядке.

Кроме того существует ряд документов, которые не подлежат легализации.

Существует два вида легализации: проставление штампа “Апостиль” и консульская легализация документов.

Проставление штампа "апостиль и консульская легализация документов осуществляется в следующих странах:

 
Апостиль. Процедура легализации  сложна и требует затрат, однако она несовершенна - документ, прошедший такую многоступенчатую процедуру, оказывается действительным только для государства, консульская служба которого его легализовала. С целью упрощения процесса признания иностранных документов подписана Гаагская Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов.
 
Документы, предназначенные для предоставления в официальные органы других стран (участниц Конвенции), удостоверяются в особом, упрощенном порядке: уполномоченные органы Украины проставляют специальный штамп «апостиль» ("Apostille"), который не требует дальнейшего заверения или легализации и признается официальными органами и учреждениями стран участниц Конвенции.
 
Конвенция отменяет требование дипломатической или консульской легализации для участников конвенции официальных документов, и заменяет эту процедуру проставлением штампа «апостиль».
 
Апостиль - это специальный штамп, который проставляется на официальных документах стран - участниц Гаагской конвенции и не требует дальнейшего заверения. Он удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае - подлинность печати или штампа, которым скреплен документ.

Под официальными документами понимаются:

1. документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющиеся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
2. административные документы;
3. нотариальные акты;
4. официальные надписи на документах (удостоверение, подтверждающие регистрацию документа, факта имевший место, официальное заверение подписей).

Действие Конвенции распространяется на следующие документы: документы об образовании, акты гражданского состояния, о трудовом стаже, свидетельства о нахождении в живых, справки, доверенности, решения суда, материалы по гражданским, семейным, уголовным и иным делам.

Положения Конвенции не распространяются на документы, выданные дипломатическимипредставительствами  или консульскими иностранных государств, а также админдокументы, имеющие отношение к коммерческой, таможенным операцииям(доверенности на совершение сделок, перемещение товаров через границу, договора (контракты) о поставке товаров и предоставлении услуг, о выполнении работ, расчетов по ним и прочие. Также «апостиль» проставляется на уставах, учредительных документах, на патентной и иной документации, исходящей от органа государственной власти или управления (свидетельства о регистрации, лицензии, сертификаты и другое).

Апостиль не проставляется: на оригиналах, копиях и фотокопиях паспортных документов, военных билетов, трудовых книжек, разрешений на ношение оружия, свидетельств о регистрации транспортных средств (технических паспортах), удостоверениях личности, нормативно-правовых актах, разъяснениях и правовых основаниях, документах, носящих характер переписки. Также штамп «апостиль» не ставится на документы, выданные иностранными дипучреждениями Украины и на административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.

Оригиналы документов, выданных госучреждениями бывших республик СССР, не могут приниматься на территории Украины для проставления апостиля.

Штамп апостиль  ставится:

• Министерством образования и науки: на документах, относящихся к сфере образования и науки официальных документах, выданных учебными заведениями, государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями (дипломы об образовании, сертификаты о присвоении ученых званий, аттестаты, справки из учебных заведений, учебные планы и др.);
• Министерством юстиции Украины: на документах, выдаваемых органами юстиции и судами, а также на документах, оформляемых украинскими нотариусами (на свидетельствах и справках, выданных органами ЗАГС, документах, выданных, удостоверенных нотариусами, решениях различных судов, справках);
• Министерством иностранных дел Украины: на всех прочих видах документов.

 
Департамент консульской службы МИД Украины принимает для проставления апостиля такие документы:

• справки, выданные архивными учреждениями Украины;
• справки о состоянии здоровья (при условии их заверения гербовой печатью областного управления здравоохранения и Министерства здравоохранения);
• справки, выданные органами МВД Украины;
• другие официальные документы.

Срок рассмотрения документов для проставления апостиля – 5 рабочих дней, но может быть продлен до 20 рабочих дней.

ДОПОЛНИТЕЛЬНУЮ ИНФОРМАЦИЮ МОЖНО ПОЛУЧИТЬ НА САЙТАХ:

• Министерства иностранных дел Украины
• Министерства юстиции Украины
• Министерства образования и науки Украины

Список стран-участниц Гаагской конвенции, отменившей требование легализации иностранных официальных документов от 1961 года (апостиль): Австралия, Австрия, Азербайджан, Албания, Андорра, Антигуа и Барбуда, Аргентина, Багамы, Барбадос, Белиз, Бельгия, Беларусь, Болгария, Босния и Герцеговина, Ботсвана, Бруней, Венесуэла, Армения, Гондурас, Гренада, Греция, Грузия, Доминиканская Республика, Эквадор, Эль-Сальвадор, Эстония, Израиль, Индия, Ирландия, Исландия, Испания, Италия, Казахстан, Китай, Гонконг, Макао, Кипр, Колумбия, Корея, Латвия, Лесото, Литва, Либерия, Лихтенштейн, Люксембург, Маврикий, Македония, Малави, Мальта, Маршалловы острова, Мексика, Молдова, Монако, Черногория, Намибия, Нидерланды, Ниуэ, Новая Зеландия, Норвегия, Острова Кука, Панама, Южно-Африканская Республика (ЮАР), Польша, Португалия, Российская Федерация, Румыния, Самоа, Сан-Марино, Свазиленд, Сейшельские острова, Сент-Винсент и Гренадины, Сент-Киттс и Невис, Сент-Люсия, Сербия и Черногория, Словацкая Республика, Словения, Соединенное Королевство Великобритании и Северной Ирландии, Соединенные Штаты Америки, Суринам, Тонга, Тринидад и Тобаго, Турция, Венгрия, Украина, Федеративная Республика Германия, Фиджи, Финляндия, Франция, Хорватия, Чешская Республика, Швейцария, Швеция, Япония
 
Консульская легализация  заключается с целью подтверждении соответствия выданных в стране документов законодательству государства их происхождения и представляет собой удостоверение подлинности подписи должностного лица, его статуса,  печати уполномоченного госоргана на документах и актах с целью использования их на территории иностранного государства.

Способы консульской легализации:

• консульская легализация документов производится на территории страны, выдавшей документ (у нотариуса заверяется документ, верность его перевода на язык государства, где будут использоваться документ, легализуется, после этого следует обратиться в Министерство юстиции с целью удостоверения подлинности подписи нотариуса, следующим этапом в департаменте консульской службы МИД подтверждается подлинность подписи должностного лица органа Министерства юстиции, и заключительный этап - визит в консульство той страны, где будут использоваться документы, где и происходит легализация);
• консульская легализация документов на территории государства, где документ необходимо предоставить (иностранные документы заверяются в дипломатическом представительстве или консульском учреждении того государства, на территории которой они выданы, дальше заверенные документы после проверки по каталогу подлинности подписи, печати и полномочий сотрудника консульского отдела легализуются в уполномоченном органе консульской службы МИД государства, где документы будут использованы. Здесь также может потребоваться нотариально заверенный перевод документов на язык государства, где будут использоваться документы);
• консульская легализация документов на территории третьего государства.

Все эти способы консульской легализации документов состоят из очередности различных заверений.

Департамент консульской службы легализует следующие документы:

• оригиналы документов нового образца, выданные органами РАГСа Украины и заверенные управлением юстиции области, где они были выдавались, управлением юстиции АР Крым, городскими управлениями юстиции городов Киева и Севастополя, Центральным и Левобережным РАГСами г. Киева;
• оригиналы документов о получении образования легализуются при сопровождении письмом-заявлением ВУЗа, выдавшего документ, удостоверенного в министерстве, которое курирует учебное заведение;
• копии, переводы, другие документы, удостоверенные или выданные государственными нотариусами, заверены Министерством юстиции Украины.

Департамент консульской службы не легализует документы, составленные на территории иностранных государств. Такие документы должны быть легализованы консульским учреждением Украины, находящийся в стране происхождения документов. Иностранные документы могут быть легализованы Департаментом консульской службы МИД Украины в случае отсутствия в стране пвыдавшей  документы консульского учреждения Украины при условии их засвидетельствования в МИД страны происхождения документов и в консульском учреждении этой страны, представляющей ее интересы в Украине.

У физических лиц документы на легализацию принимаются при наличии паспорта, иного документа удостоверяющего личность. При легализации справок о семейном положении обязательно наличие паспорта. В случае необходимости сдать на легализацию документы, принадлежащие другому лицу или выписанные на его имя, предоставляется нотариально подтвержденная доверенность от владельца документов.

У юридических лиц документы на легализацию принимаются при сопровождении их письмом-заявкой на официальном бланке с реквизитами и печатью, где указывается перечень документов, цель их легализации и данные о лице, уполномоченном представлять указанные документы. При необходимости могут быть потребованы дополнительно подтверждающие документы.